PLAN INTEGRAL DE OPTIMIZACIÓN DE COSTOS

La importancia de contar con un Plan Integral para implementar estrategias de optimización de costos.

En general, las empresas realizan proyectos y actividades para optimizar y reducir sus costos, para lo cual es importante contar con un Plan Integral. De no ser así, podrían darse algunas de las siguientes situaciones:

• Realizar diversas acciones desperdigadas para reducir costos sin una coherencia entre sí.
• Contar con diversos proyectos en simultáneo y sin generar resultados.
• Trabajar sobre áreas llamativas de erogación, sin considerar su importancia relativa en el total, su impacto en el proceso del área ni en la cadena de valor. Mientras se realizan estas acciones, los verdaderos generadores de costos y fuentes de ineficiencia, siguen operando.

Las empresas que están menos acostumbradas a tomar decisiones basadas en información, ya sea porque no logran obtenerla a través de sus sistemas informáticos, o porque su personal simplemente no la genera, son más proclives a realizar acciones de reducción de costos sin una estrategia ni un plan integral. Por ejemplo, se pueden reemplazar ciertos insumos de embalaje y materias primas por otros de menor costo, pero sin analizar su impacto, significatividad ni cómo afectan al producto final.

En resumen, la consecuencia de este proceder es no focalizarse en los aspectos de mayor peso relativo ni en aquellos con mayor posibilidad de optimización de costos. Trabajar con un Plan Integral permite visualizar las oportunidades con mayor facilidad.

 ¿Cómo elaborar un Plan Integral de Optimización de Costos?
En primer lugar, se debe contar con un objetivo a alcanzar y seleccionar una estrategia acorde. Para todo ello, se debe conocer el negocio para que el análisis estratégico no sea un ejercicio de escritorio. Es importante conocer el proceso de agregación de valor, los proveedores, clientes, competidores, las tendencias de cada negocio, el ambiente externo, las necesidades de la empresa para mejorar su competitividad, las problemáticas actuales, las regulaciones y todo lo relativo con la situación actual y futura de la organización, etc.

En lo relativo a optimizar costos como estrategia, será necesario considerar:

-Las oportunidades a corto plazo: se trata de cambios rápidos que incrementan eficiencia sin realizar modificaciones profundas en estructuras, procesos y sistemas. Por lo general requieren un bajo nivel de inversión. Por ejemplo, mejorar los procesos de compras, incorporar una posición de control a una estructura operativa, optimizar la utilización de los insumos, etc.

-Las oportunidades a mediano-largo plazo: llevan un análisis de mayor profundidad, y por lo general implican grandes cambios en estructuras, procesos y/o sistemas, y requieren de una inversión. Por ejemplo, implementar un nuevo sistema informático, incorporar maquinaria a un proceso productivo, redistribuir y cambiar la estructura de una unidad de negocio, etc.

-Los dilemas: donde la reducción de costos afecta a la competitividad y el valor percibido del producto o servicio por parte del cliente. Por ejemplo, la organización pierde calidad cuando se está pensando en reducir costos reemplazando bajas de personal experimentado con otros de menos experiencia, reducir los niveles de inventario y extender los plazos de entrega, etc.

Sobre la base de lo comentado se definirán los objetivos y sus respectivas estrategias, tras lo cual se delinearán los planes de acción con mayor grado de detalle, que se consolidarán en un Plan Integral.

Algunos aspectos a considerar:

• Es importante que todas las iniciativas resultantes de este proceso sean coherentes entre sí. Existe falta de coherencia cuando, por ejemplo, se aumentan los volúmenes de compra para obtener mayores descuentos, pero se quiere reducir el inventario inmovilizado; o se contratan servicios más económicos con profesionales de menor experiencia, pero se esperan mejores resultados para un proceso crítico. También cuando se reemplaza a personal comercial por personas con menor experiencia, y se espera mejorar la atención al cliente y las ventas.
• Es importante recordar que los costos no existen como tales, sino que son consecuencias de realizar u omitir ciertas actividades. Por lo tanto, se debe poner tanto el foco en la actividad, el costo y su consecuencia. Por ejemplo, se puede mostrar una reducción de costos en desarrollo y mejora de los sistemas informáticos, pero esto puede implicar que la empresa cuente con un peor sistema. Esto a su vez implica menor calidad del trabajo administrativo, mayor costo, menor calidad de la información y mayor riesgo de fraude.

En conclusión, las empresas que cuentan con un Plan Integral, a partir del cual se realizan proyectos y actividades para optimizar y reducir sus costos, tienen una mayor posibilidad de lograr sus objetivos.

(*) Por Pablo Daniel Wagner. Jefe de Compras en Swiss Medical. Director de la Red de Abastecimiento en IDEA, que reúne a directores, gerentes y jefes de Compras de las principales empresas del país.